Rechtzeitig auf die Überholspur gewechselt

Spätestens wenn zum Ende des Jahres 2027 die Wartung für die weit verbreiteten SAP ECC-Systeme ausläuft, werden sich zahlreiche Unternehmen um die Umstellung auf SAP S/4 HANA bemühen. Dabei werden sie feststellen, dass es sich bei dieser Umstellung keineswegs nur um ein einfaches Upgrade handelt, sondern um eine umfangreiche Migration, die einiges an Zeit in Anspruch nehmen wird. Gut also, wenn man sich bereits jetzt mit diesem Thema beschäftigt, so wie es der dbh Kunde Erbacher food family getan hat.

Plug-Ins von dbh unkompliziert weiter nutzen

„Ist das wirklich alles noch im geplanten Projektzeitraum machbar?“ Diese Frage, die sich Volker Gaese, SAP-Projektleiter bei Josera Erbacher Service GmbH & Co. KG, ein Unternehmen der food family Gruppe, und seine Kollegen angesichts des zu erwartenden Aufwands und der geplanten Umstellungszeit von SAP ERP auf SAP S/4 HANA stellten, wird so oder so ähnlich sicher noch in vielen Unternehmen zu hören sein. Sie ist zugleich ein Beleg dafür, dass die rechtzeitige Einbindung des Dienstleisters viele Sorgen ersparen und den Gesamtprozess der SAP S/4 HANA Migration deutlich vereinfachen kann.

Die food family setzt seit längerem auf SAP Plug-Ins von dbh, mit denen zahlreiche Prozesse rund um die Themen Versand, Zoll, Warenausfuhr und Trade Compliance für die food family Mitarbeiter vereinfacht werden. Die food family hat sich für die Wechselvariante Brownfield entschieden. Sämtliche Abläufe, so die Vorgabe des Kunden, sollten dementsprechend auch in der neuen Systemumgebung von S/4 HANA genauso verfügbar sein wie das Josera Team sie im SAP ERP kennen- und schätzen gelernt hat. In dieser Hinsicht konnte dbh dem Kunden von Anfang an die Sorgen nehmen, denn sämtliche Plug-Ins sind bereits vollumfänglich auf S/4 HANA vorbereitet.

Enge Zusammenarbeit mit dem Kunden als wichtigste Voraussetzung für eine erfolgreiche Migration

Dennoch ist die Migration ein Thema, dessen zeitlichen und organisatorischen Umfang man nicht unterschätzen darf. Denn neben der Umstellung des eigentlichen ERP-Systems musste auch noch sichergestellt werden, dass unternehmenswichtige Prozesse wie Sanktionslistenprüfung oder Ausfuhren nicht stehenbleiben. Die eigentliche Migration der dbh Standard Plug-Ins selbst ist dabei nicht das Problem und auch eine größere Zahl verwendeter Plug-Ins erhöht den Aufwand nicht wesentlich. Vielmehr stellten Themen wie die Umstellung auf Business Partner die food family vor neue Herausforderungen, denn die Datenbasis war an verschiedenen Stellen im Unternehmen nicht dieselbe. Dementsprechend war eine enge Abstimmung zwischen den Abteilungen Einkauf, Rechnungswesen, Verkauf und Zollabwicklung gefragt. Zahlreiche Daten mussten bereinigt und Unternehmensprozesse in kurzer Zeit umorganisiert werden. Zudem gab es immer wieder Sonderfälle in den Prozessen, die bei der Migration berücksichtigt werden mussten.

Hier zeigte sich, dass es von Vorteil ist, Fachleute in den jeweiligen Fachabteilungen zu benennen, die als Ansprechpartner fungieren und mit ihrem jeweiligen Pendant auf Seiten des Dienstleisters eng zusammenarbeiten. Stephanie Rimpler, bei der food family die Verantwortliche für die Umstellung der Plug-Ins, hebt diesen Punkt auch besonders hervor: „So konnten wir jeweils gezielt durch die dbh Fachexperten beraten werden und uns auf unsere Fachthemen konzentrieren, während die Projektleitung den Überblick über das Gesamtprojekt behalten und alle Fäden zusammengeführt hat“, sagt sie im Rückblick auf das erfolgreich abgeschlossene Projekt. Als im Laufe des Projekts klar wurde, dass vor allem die Individualisierungen des bestehenden Systems beim Kunden zu Herausforderungen bei der Migration sorgten, konnte diese dank der engen Kooperation zwischen der food family und dbh schnell behoben werden. „Zusatz- und Sonderentwicklungen sollten frühzeitig besprochen werden“, empfiehlt Frau Rimpler daher allen Unternehmen, die zukünftig vor einer S/4 HANA Migration stehen.

Eine anspruchsvolle, aber reibungslose Umstellung dank partnerschaftlicher Kooperation

Das Gesamtprojekt der Migration sämtlicher Plug-Ins auf S/4 HANA bei der food family hat vom ersten Kick-off bis zum Go-Live etwa acht Monate in Anspruch genommen. Für den Kunden war der zu erwartende zeitliche Aufwand überraschend, weil sich erst bei genauerem Hinsehen erkennen ließ, wie viele Schritte mit einer Migration wirklich einhergehen. Frau Rimpler erläutert: „Neben der eigentlichen Migration des Systems und der Umstellung der Plug-Ins haben wir im Rahmen des Projekts einzelne Prozesse nochmals überprüft und besonderen Wert auf eine gründliche Testphase gelegt, um sicherzustellen, dass nach dem Go Live wirklich alles exakt so funktioniert wie wir es gewohnt sind.“

„Dank des strukturierten Vorgehens bei dbh hat letztendlich doch alles reibungslos funktioniert“, sagt auch Gesamtprojektleiter Gaese rückblickend. Seine Kollegin Frau Rimpler hebt die Flexibilität von dbh hervor, die es ermöglichte, trotz eines engen Zeitrahmens und der besonderen Herausforderung Urlaubszeit spontan, schnell und umfassend für den Kunden da zu sein. Dank der engen Abstimmung zwischen Josera und dbh konnten Herausforderungen schnell aus der Welt geschaffen werden. Und so legt auch Frau Rimpler in ihrem Fazit besonderen Wert auf das unternehmensübergreifende Teamwork: „Nur wenn man solide Prozesse und auf beiden Seiten ein gutes Team hat, ist so etwas machbar“.

Erbacher the food family konnte wie geplant mit SAP S/4 HANA und allen dbh SAP Plug-Ins arbeiten und hat damit die Grundlagen geschaffen, um auch mit dem neuen SAP System von automatisierten und effizienten Geschäftsprozessen zu profitieren. Für die food family ist das Projekt S/4 HANA damit aber noch lange nicht abgeschlossen. Als nächster Punkt steht das EWM auf der Liste; und in diesem Zusammenhang auch die Beschäftigung mit neuen Themen wie Fiori. Auch hier kann sich Josera wieder auf eine optimale Begleitung von dbh verlassen, denn die SAP Plug-Ins sind selbstverständlich auch „FIORI ready“.