Claudia Carmen
Die maximale Auslastung der Büros in Deutschland ist vielerorts auf 50% reduziert. Unternehmen stehen, mal wieder, vor dem Problem der Organisation und Umsetzung das Office nutzbar zu machen.
Nicht ohne Grund steigt die Nachfrage nach smarten Tools und dem Interesse an hybriden Arbeitsmodellen wie Desk-Sharing.
Besonders seit Beginn der Pandemie spielt die flexible Büronutzung eine essenzielle Rolle. Durch Desk-Sharing können die vorhandenen Kapazitäten und Ressourcen effizienter nutzen. Das Konzept von LIZ Smart Office ermöglicht eine flexible und sichere Organisation der Arbeitsumgebung für jeden Mitarbeiter:in.
Unternehmen jeglicher Größe behalten somit den Überblick, wer wo arbeitet, und Mitarbeiter können selbstbestimmt ihren Arbeitsort wählen. So kann sichergestellt werden, dass das Büro zu keiner Zeit überfüllt ist.
Der LIZ Booker als Lösung für jeden Mitarbeiter:in
Mit dem LIZ Booker wird Desk-Sharing zur Routine. Beim Desk-Sharing besitzt nicht jeder Mitarbeiter einen festen Büroarbeitsplatz, sondern bucht sich seinen Platz an den Tagen, an denen er im Office ist. Mit dem LIZ Booker lassen sich neben Büroarbeitsplätze auch Meetingräume und Parkplätze per Klick buchen. Durch die passgenaue Erstellung eines individuellen Raumplanes lässt sich nahezu alles im Büro visualisieren und buchbar gestalten.
Mitarbeiter haben Nutzerprofile, in welchem Termine, Raumbuchungen und mehr mit Kollegen geteilt werden können, so wird das Office transparenter und Mitarbeiter können effizienter arbeiten.
Social-Distancing per App
Was per Excel nur schwer umzusetzen ist, wird durch ein Feature der Software leicht gemacht – eine klar strukturierte Übersicht der Belegung im Büro für jeden Arbeitstag. Während Manager per Klick festlegen, wie viel Prozent des Office belegt werden dürfen, blockiert die Software im Hintergrund systematisch Arbeitsplätze. In der Praxis wird so beispielsweise nur jeder dritte oder vierte Arbeitsplatz in den Räumlichkeiten buchbar. Wem das nicht reicht, kann auch manuell einzelne Arbeitsplätze, Meetingräume, Bereiche oder gar Etagen als unbuchbar deklarieren. So bleibt das Office auch während der Pandemie nutzbar und Mitarbeiter bekommen die Möglichkeit einen “normalen” Arbeitstag zu erleben.
Raumbuchung leicht gemacht
Desk-Sharing muss organisiert sein. Welcher Tisch ist frei und wo sitzt mein Lieblingskollege? Durch die Buchung von Arbeitsplätzen stehen diese Informationen dem Unternehmen zur Verfügung und können auch mit den Kollegen geteilt werden. So stellt man als Mitarbeiter sicher immer an den Tagen im Office zu sein, an dem die Teammitglieder anwesend sind. Denn, obwohl Home-Office funktioniert, ist der persönliche Austausch mit Kollegen kaum zu ersetzen. Eine Übersicht aller Buchungen macht es möglich, die Anwesenheit weit im Vorhinein zu planen und jederzeit zu überprüfen. Buchungen können für die aktuelle, und darauffolgenden Wochen festgelegt werden – egal ob für das Büro, Home-Office oder die Geschäftsreise.
Auswertungen direkt im LIZ Workspace Manager
Neben einer ausbalancierten Belegung von Arbeitsplätzen im Office kommt es zusätzlich auf eine fundierte Auswertung an. Welche Bereiche sind zu stark frequentiert und welche Bereiche werden gar nicht genutzt, wie ist der Home-Office-Anteil? – All diese Fragen beantwortet ihnen der LIZ Workspace Manager. Durch eine intuitive Nutzeroberfläche ist das Tool schnell verstanden und im Unternehmen implementiert.
Durch die Ermittlung und Analyse von spezifischen Werten durch das entsprechende Management-Tool werden beispielsweise Empfehlungen hinsichtlich der Flächennutzung und weiterer Faktoren gegeben. Durch ein intuitives Design werden sämtliche Werte der Desk-Sharing-App einsehbar und anschaulich darstellen.
Um hybrides Arbeiten auch während Zeiten von Corona zu ermöglichen, werden sichere und geprüfte Lösungen wie der LIZ Booker und der LIZ Workspace Manager zu essenziellen Tools. So kann die Software durch spezielle Features beispielsweise dabei helfen, Social-Distancing zu gewährleisten.
Intuitive Bedienung & dynamische Grafiken
Der Arbeitsplatz und das damit verbundene Arbeitsumfeld ist für Mitarbeiter von hoher Bedeutung, umso wichtiger, dass die Software dem um nichts nach steht. Durch deutliche Grafiken werden Administratoren so beispielsweise Korrelationen zwischen einzelnen Faktoren aufgezeigt. Eine intuitive App und Browser- Version macht den Buchungsprozess für Mitarbeiter jeder Generation zur Routine.
Um Office Manager zusätzlich zu entlasten, sind Arbeitsplatz Sensoren jederzeit hinzubuchbar. In diesem Fall wird die Auslastung automatisch geprüft, bleibt übersichtlich, flexibel, und steuerbar. Aus den Analyseergebnissen können Maßnahmen entwickelt werden, die das Team, auch während einer Pandemie, wieder zurück ins Office holen können – beispielsweise durch automatisiertes Social-Distancing. Da erfasste Daten nie einer individuellen Person zugewiesen werden können, wird die Privatsphäre nicht gefährdet.
Positive Feedback und begeisterte Kunden
Kunden wie Bridgemaker sind von der LIZ Software beeindruckt. Bereits vor der Pandemie arbeiteten im Unternehmen mehr Mitarbeiter:innen als freie Arbeitsplätze vorhanden waren. Die neue Flexibilität und der gesteigerte organisatorische Horizont bei Bridgemaker, spiegelt sich in der Zufriedenheit der Mitarbeiter wieder.
Das Berliner FinTech Unternehmen “Solarisbank”, konnte aufgrund der digitalen Lösung von LIZ neben einem kontinuierlichen Wachstum, parallel seinen Mitarbeiter:innen die dauerhafte Möglichkeit eines stationären Arbeitsplatzes vor Ort einräumen. So wurde ein Standortwechsel vermieden und der Betrieb kann sich auf seine Produktivität fokussieren.
Das Office Management-Tool von LIZ Smart Office ist ganz klar der optimale Begleiter für jedes Unternehmen, das den Wandel von veralteten zu hybriden und flexiblen Arbeitsmodellen erlebt.
Zukunftsfähig und modern mit LIZ Smart Office
Als Software as a Service Anbieter im Bereich der hybriden Arbeitsmodelle, hat sich LIZ der Herausforderung angenommen, den Wandel der Arbeitswelt zu unterstützen und als Smart-Office-Pioniere neu zu definieren. Nicht nur die globale Pandemie beschleunigt die Veränderung der Arbeitswelt und das Bedürfnis flexibel zu arbeiten, sondern auch die Ansprüche kommender Generationen stellen ihre Arbeitgeber:innen.
Gruenderfreunde UG (haftungsbeschränkt) / 10.01.2022
Foto: Gruenderfreunde UG (haftungsbeschränkt)
